Seitsemäs CMADFI-tapahtuma 22.1.2018 Lappeenrannan teknillisellä yliopistolla

Keisarin uudet työkalut – ajatuksia uuden yhteisötyökalun käyttöönotosta

Jokainen tietotyötä ja ”aateekoon” avulla työtä tekevä tietää, että on helpompi löytää työkaluja kuin niille sopivia käyttötarkoituksia. Ilosta hihkuen otamme vastaan ”taas yhden uuden järjestelmän” kun IT sellaista tiedottaa. JES! Miten me muka ennättäisimme leikkiä uudella järjestelmällä, kun on entisetkin tässä pinossa? Ja ne työtkin pitäisi ennättää tehdä.

Ongelman voi kääntää myös toisin päin: miten saada käyttäjät innostumaan uudesta järjestelmästä, joka on hankittu nimenomaan käyttäjien elämää helpottamaan? Trust me, firma ei huvikseen polta rahaa ja muita resursseja (ml. käyttäjien hermot) hankkiakseen kivoja leluja vain koska muillakin niitä on.

Jokainen (IT-) hankinta pitää pystyä perustelemaan, jotta kukkaron nyörit heltiävät. Mutta valtaosa it-hankinnoista on tuhoon tuomittu, mikäli käyttöönottoon ei panosteta oikealla tavalla. No millä tavalla se käyttöönotto sitten saadaan onnistumaan?

Hopealuotia ei liene olemassakaan, mutta eriasteinen loppukäyttäjien mukaan ottaminen jo suunnitteluvaiheessa on fiksua riskienhallintaa. Kysytään käyttäjiltä mitä ongelmia heillä on ja millaisia ratkaisuja he näkisivät toimivina. Näytetään heille prototyyppejä tai puolivalmiita versioita ja kerätään palautetta. Kysytään ja kuunnellaan. Pidetään meteliä jo ennen käyttöönottoa.

Mutta yksi keino on ylitse muiden, nimittäin se että uusi palvelu on jäätävän hyvä, helppokäyttöinen ja vastaa käyttäjien tarpeeseen kuin nyrkki silmään. Helppoa, eikö? ;)

Yksi viime vuonna yrityksiin rantautunut palvelu on Microsoft Teams. Se on lyhyessä ajassa osoittanut, että monoliittiseksikin haukuttu Microsoft on onnistunut luomaan Office 365 –pilvikokonaisuuteensa palvelun, joka niputtaa monia ennen niin irrallaan näyttäytyneitä toimintoja yhdeksi siistiksi kokonaisuudeksi. Teamsin potentiaali on huomattu monissa yrityksissä ja organisaatioissa, mutta senkään käyttöönoton onnistuminen ei ole itsestäänselvyys.

Sininen Meteoriitti aloitti alkuvuodesta 2017 yhden asiakasyrityksemme kanssa yhteisen taipaleen Teamsin käyttöönotossa ja koimme matkalla paljon onnistumisia ja ahaa-elämyksiä. Kaiken ytimessä oli ajatus siitä, että Teamsilla saisimme aikaan uudenlaisen osallistamisen eli engagementin tason kuin millään aiemmalla työkalulla.

Teamsin avulla tiimit oppivat tuntemaan toisensa hyvin ja keskusteluissa päästiin jopa hieman henkilökohtaisemmalle tasolle. Asiapitoisen viestinnän rinnalle mahtui mukaan mm. meemejä, jotka myös osaltaan helpottivat Me-hengen rakentamista.

Kerron tästä matkasta lisää CMAD.fi-tapahtumassa 22.1. ja paljastan toki yrityksen nimen. Tervetuloa kuuntelemaan paikan päälle!

Sininen Meteoriitti on yksi CMADin pääyhteistyökumppaneista. Jussi Sivonen on osallistunut tapahtumaan jo useita kertoja ja Lappeenrannassa hänen puheenvuoronsa aiheena on Osallistava työkalu ja sen käyttö.

comments powered by Disqus